opfølgning på politikker
Bliver dine politikker læst, bekræftet – og fulgt op?
Hvis en politik skal have effekt, skal den aktiveres. Med digital opfølgning og politikadministration kan du sikre dig, at dine politikker bliver læst og bekræftet af lige præcis de personer, du mener skal kende dem.
Mange virksomheder bygger allerede robuste GRC-programmer med Wired Relations
Udfordringen
Har nogen læst den her politik?
Du har brugt timer i workshops med ledelsen, scopet politikken og - ikke mindst - formuleret den, så den står klart og tydeligt.
Vi udformer politikker, fordi vi ønsker at ændre adfærden i organisationen. Forbedre arbejdsmiljøet, sikre vigtig virksomhedsdata, skabe en kultur, hvor medarbejdere kan dele tanker og viden uden at blive chikaneret eller sikre at kunderne stoler på, at vi kan opbevare personoplysninger om dem på en sikker måde.
Men nogle af dine politikker ender desværre som ikke-læste, døde dokumenter på SharePoint.
Typiske daglige udfordringer for compliance-folk
Har nogen læst politikken?
Timers arbejde, der aldrig bliver læst
Din bedste politik er et dødt link i SharePoint eller en mappe uden styring
Hvem skal have en reminder?
Har de forstået politikken?
5 effektive metoder til håndtering og opfølgning på politikker i Wired Relations
Med et system til politikstyring og compliance-overblik som Wired Relations sparer du tid og sikrer højere efterlevelse i hele organisationen.
Send “Læs og bekræft” politikker til dine kollegaer
Du behøver ikke længere tænke på, hvem der mon har læst og bekræftet de politikker, du sender ud. Medarbejderne modtager politikken digitalt og bliver bedt om at læse og bekræfte, at de har læst dem.
Send remindere til dem, der ikke har læst politikken
Nu behøver du ikke længere sende remindere ud til alle dem, der allerede har læst en bestemt politik. Når man gør det, holder de nemlig op med at lytte.
I stedet kan du sende remindere specifikt til dem, der ikke har læst og / eller bekræftet politikken.
Definer den rette målgruppe og dokumentér compliance
Ledelsen har brug for ét sæt politikker, IT et andet og dem, der møder kunderne et helt tredje sæt. Nu kan du vise præcis hvor mange, der har læst og bekræftet de forskellige politikker i din organisation.
Send de rette politikker til de rette medarbejdere og når revisorerne eller auditorerne banker på døren, er dokumentationen allerede klar.
Få overblik over status på politikkerne
Du får hurtigt overblik over, hvem der har læst og bekræftet dine politikker, så du kan lære af det og måske ændre din metode næste gang. På den måde får flere gavn af dit arbejde!
Når alle kender retningslinjerne - øges sikkerheden
Vi udarbejder politikker af en årsag: Vi ønsker at forbedre sikkerheden, øge databeskyttelsen, sikre arbejdsmiljøet.
Med andre ord, vi udarbejder dem for at gøre virksomheden bedre og mere robust. Det starter med en fælles forståelse - formuleret i en politik.
XMedicus sparer tid og øger compliance
“Opfølgning på Politikker i Wired Relations hjælper mig meget. Det letter mit arbejdsflow i forhold til awareness om vores procedurer, hvilket er nøglen til at opretholde vores certificeringer. Desuden giver det et omfattende overblik og muliggør effektiv opfølgning. Jeg får også den dokumentation, jeg har brug for at dele med revisorer og organisationens ledelse.”
— Troels Kristensen, Compliance Specialist & DPO, XMedicus
Sådan sikrer du efterlevelse: kontrol og opfølgning i praksis
Når en politik er sendt og bekræftet, starter det egentlige arbejde: Opfølgning og sikring af, at politikken bliver efterlevet i praksis. Et stærkt politiksystem hjælper med at operationalisere dine politikker og understøtte organisationens governance-struktur.
Planlæg løbende kontroller
Opret faste opgaver i jeres årshjul (månedligt, kvartalsvist) for at følge op på udvalgte politikker og deres efterlevelse.
Dokumentér og evaluer efterlevelse
Brug statusikoner (fx smileys eller farver) eller korte notater for at dokumentere, hvordan kontroller forløber.
Lær og tilpas
Evaluer resultater og brug dem til at forbedre politikformulering, kommunikation og uddannelse.
Involver relevante medarbejdere
Inddrag de personer, der arbejder med politikken i hverdagen. Deres feedback er afgørende for praktisk efterlevelse.
Eksempel:
Med Wired Relations’ Task Manager kan du opbygge et årshjul med automatiserede kontroller, følge op på compliance og dokumentere evalueringer – uden at miste overblikket. Læs med her.
Et moderne system til digital politikstyring
Et system til håndtering af politikker (politiksystem) er software, der gør det muligt at:
- Distribuere og administrere politikker digitalt
- Målrette efter medarbejderroller og organisatoriske behov
- Indsamle og dokumentere læsebekræftelser
- Sende automatiske påmindelser
- Få realtidsstatus og compliance-indsigt
Ofte stillede spørgsmål om digital håndtering af politikker
Et system til politikstyring er en digital løsning, som hjælper virksomheder med at administrere, distribuere og følge op på politikker, så de bliver læst, forstået og efterlevet.
Systemet sender politikker til relevante medarbejdere, indsamler læsebekræftelser, automatiserer påmindelser og skaber dokumentation, alt i ét samlet compliance-dashboard.
Tidsbesparelser, højere læseprocent, automatiseret compliance-dokumentation, reduceret risici og et stærkere governance-fundament.
Wired Relations kombinerer politikstyring, risikohåndtering og compliance i én samlet GRC-platform – med intuitive workflows og automatiske opfølgninger.
