Data Subject Request LOG
Håndtér de registreredes rettigheder korrekt
Du behøver ikke få stress, hver gang en registreret anmoder om at bruge sine rettigheder. Her er 4 måder, du kan bruge, til at fjerne besværet fra arbejdet med de registreredes rettigheder.
Mange virksomheder bygger allerede robuste GRC-programmer med Wired Relations
Problemet
Post-notes, Excel filer, e-mail og kalender-notifikationer er ikke gode værktøjer til at håndtere de registreredes rettigheder
En medarbejder fra kundeservice har lige været forbi dit kontor for at fortælle dig, at “en eller anden” gerne vil have, at I sletter de oplysninger, I har om ham. Det er derfor, du lige nu leder efter en post-it, hvor du kan skrive “Hans Jensen eller måske Jønsson,” som er det “navn,” du har fået af kundeservicemedarbejderen.
Nu er spørgsmålet: Er det en kunde, en partner eller måske en tidligere ansat? Har han identificeret sig selv? Hvornår er anmodningen blevet fremsat? I hvilke systemer er der oplysninger om ham? Hvem er ansvarlig for de systemer? Og … er hans oplysninger måske blandet sammen med information om andre personer?
Og hvad med alle de andre anmodninger, der kommer via mail, telefon, sociale medier, chat? Hvordan skaber du overblik og håndterer de opgaver, der følger med, når en registreret vil udøve sine rettigheder. Findes der en tryllestav, som kan sikre dig, at du håndterer alle anmodninger korrekt og enkelt?
Typiske hverdagsudfordringer, som compliance-fagfolk står over for
"Nogen" vil have deres data slettet
Jeg havde planlagt min dag, så kom der en sletteanmodning
Personlig information viklet ind i 19 andres data
"En kunde ringede og ville have sine data slettet"
Besvarede du sletteanmodningen fra sidste uge?
4 fordele ved at håndtere de registreredes rettigheder i
Wired Relations
Samarbejd om at finde og slette data på tværs af jeres systemer
Det er nemt at uddelegere opgaven med at samle og slette data i alle relevante systemer til en eller flere af dine kolleger. Task Manageren i Wired Relations giver dig fuld kontrol, når du samarbejder med dit team eller andre teams i organisationen.
Få det samlede overblik over alle anmodninger
Du skal ikke længere bruge tid på at få overblik over, om du arbejder på den rette anmodning, eller om du glemmer noget. Med Data Subject Request Log får du et samlet overblik over alle anmodninger, deres status, og hvad det næste skridt er.
Dokumenter status og workflow
Når Datatilsynet banker på og spørger, hvordan du behandler anmodninger fra de registrerede, skal du kunne vise, at ingen anmodninger falder mellem to stole. Med loggen kan du ikke blot dokumentere, hvordan du har håndteret den enkelte anmodning. Du kan også demonstrere, at du har et solidt workflow til at håndtere alle anmodninger.
Brug trends i strategiarbejdet
Der kan være mange grunde til, at de registrerede ønsker at benytte deres rettigheder. Det kan blandt andet være et tegn på mistillid til din virksomhed. Når du bruger loggen, får du et klart billede af udviklingen omkring brugen af rettighederne. Den information kan du lære af og bruge til at tænke nyt og opbygge tillid hos dine kunder, medarbejdere og andre interessenter.
Automatisering for effektivitet og compliance
Automatisering af håndteringen af de registreredes rettigheder reducerer den manuelle arbejdsbyrde, minimerer menneskelige fejl og sikrer rettidige svar. Automatiserede workflows kan effektivisere modtagelse af anmodninger, verifikation, dataudtræk og kommunikation, hvilket gør det lettere at overholde den lovpligtige 30-dages svarfrist under GDPR og andre reguleringer.
Risikominimering & revisionsspor
En veldokumenteret proces bør indeholde et omfattende revisionsspor, der registrerer hvert skridt i håndteringen af en anmodning. Dette sikrer gennemsigtighed, understøtter lovgivningsmæssig compliance og giver dokumentation i tilfælde af audits eller juridiske forespørgsler. Klare workflows reducerer risikoen for manglende overholdelse, bøder og skade på virksomhedens omdømme.
Skalerbarhed for virksomheder i alle størrelser
Uanset virksomhedens størrelse sikrer en skalerbar løsning, at anmodninger fra registrerede håndteres ensartet og effektivt. Små virksomheder drager fordel af strukturerede workflows, der sikrer compliance, mens større organisationer kan håndtere et højere antal anmodninger uden operationelle udfordringer.
Gennemsigtighed og sikkerhed
En sikker og gennemsigtig håndtering af de registreredes rettigheder opbygger tillid hos både kunder og tilsynsmyndigheder. Best practices inkluderer centralisering af anmodningsmodtagelse, verifikation af anmoders identitet, brug af sikre metoder til dataudtræk samt opretholdelse af klar kommunikation gennem hele processen. Denne tilgang minimerer risikoen for databrud og uautoriseret videregivelse af oplysninger.
Flere fordele ved en struktureret tilgang til håndtering af de registreredes rettigheder
.jpeg)
