Da Louise Heilskov kom til LOGSTOR vidste hun godt, at der var nye regler på vej om persondata. Meget mere vidste hun ikke. Alligevel fik hun ansvaret for implementeringen af GDPR-reglerne i LOGSTOR. Når man i dag spørger hende, hvilket godt råd hun vil give andre i en lignende situation, siger hun:
“Det der med at starte et sted og komme i gang, var den bedste beslutning, jeg traf på det tidspunkt. Man skal ikke sætte alt for skarpe rammer op, for det kommer til at ændre sig. I stedet skal man kaste sig ud i det uden redningsvest og huske, at det er en fed måde at lære en virksomhed at kende på, for man kommer ud i alle hjørner.”
Louise Heilskov kastede sig da også ud i det. Da hun havde læst op på lovgivningen begyndte hun en tur rundt i alle afdelinger i virksomheden for at skabe et overblik over, hvilke persondata LOGSTOR behandler.
“Der var ingenting, da jeg startede, så jeg besluttede mig for bare at starte et sted. Jeg gik fysisk rundt med et skema og bad dem udfylde: Hvilke persondata de havde, hvor gemmer I det, hvad bruger I det til og hvorfor bruger i det? Det tog et års tid,” siger hun selv.
Fra inaktivt Excel til automatiserede processer
Det arbejde resulterede i et kæmpe Excel-regneark, Word-dokumenter med mapping og flow og en masse aftaler med sig selv i kalender-systemet om opfølgning og kontrol. Det gav et vist overblik, men hun kalder det selv “inaktivt,” og det besværliggjorde udrulningen af GDPR-arbejdet i hele organisationen, fordi det primært var Louise, der kunne overskue systemerne.
“Hvis jeg blev ramt af en bus, ville der være stor risiko for at informationer fra mine selvudviklede, inaktive dokumenter ikke ville blive forstået korrekt eller helt misset,” som hun udtrykker det.
Hun begyndte derfor at se på, hvilke systemer, der kunne hjælpe hende med overblik og udrulningen i organisationen. Målet er at skabe flydende og faste processer omkring GDPR-arbejdet:
"Vi kiggede på forskellige systemer, og nogle af dem kunne simpelthen for meget og var for uoverskuelige. Wired Relations er et simpelt system – det skal ikke lyde negativt. Men det er nemt for folk at gå til". Citat: Louise Heilskov
Udrulning i organisationen
Den nye organisering og struktur omkring GDPR-arbejdet i LOGSTOR, skal hjælpe Louise Heilskov med at involvere resten af organisationen i arbejdet.
“Vi skal have delt ansvaret ud, og det kan vi nu, fordi det er let at gå til. Målet er, at de forskellige afdelinger skal arbejde med persondata og GDPR som en naturlig del af deres daglige arbejde,” siger hun.
Hun slipper dog ikke GDPR- og compliance-opgaverne, som i dag udgør ca. 20 % af hendes arbejde. I øjeblikket er hun ved at tage en GDPR-certificering, og hun vil også i fremtiden være inde over den mere strategiske del af arbejdet med persondata.
Hun slår nemlig fast, at processen har haft stor positiv betydning for LOGSTOR: En del af virksomhedens processer er blevet strømlinet, og medarbejderne er blevet mere opmærksomme på, hvordan de behandler andre menneskers personlige oplysninger. Og så har det helt generelt ført til, at der er blevet ryddet op.
"Til at starte med bidrog det til en super god oprydning. Vi bestilte en kæmpestor container, hvor folk smed alt muligt ud. Og den blev fyldt på 0,5,” siger hun.
Derfor valgte LOGSTOR Wired Relations
- “Det er et simpelt system, som folk nemt kan tilgå.”
- “Vi kom ud af mine Excel-ark, så det blev mere tilgængeligt, også ude hos mine kollegaer. Det hele er ikke længere låst til min person”
- “Vi kom væk fra inaktive dokumenter, så vi nu kan automatisere nogle af vores processer.”
- “Vi kan nu trække rapporter og dokumentation ud.”
- “Vi har – syv-ni-tretten – aldrig haft en indsigtsanmodning. Men hvis vi får, så kan vi håndtere den.”
Group Structure: 16 juridiske enheder
LOGSTOR er en international virksomhed med 16 juridiske enheder i 12 forskellige lande. Derfor benytter Louise Heilskov Group Structure i Wired Relations-softwaren, så hun kan skabe overblik på tværs af enhederne og sikre, at persondata, som flyder mellem de forskellige juridiske enheder, også er GDPR-compliant.
“Vi bliver nødt til at have styr på vores inter-company-aftaler. Jeg sidder og behandler meget data for eksempelvis Italien og Polen. Vi har 16 juridiske enheder, som taler på kryds og tværs,” siger hun.
Kontakt os for at høre mere om Group Structure.
Et godt råd: Tal med andre
“Når man sidder alene, så er der ting, man ikke opdager,” siger Louise Heilskov.
Hun er derfor glad for, at hun hurtigt valgte at deltage i to ERFA-netværk om GDPR (et i Dansk Industri og et blandt jyske virksomheder). Især netværket med de jyske virksomheder har været til stor hjælp.
“Der dukker jo mange helt lavpraktiske spørgsmål op: Hvordan rydder I op i mailboksen? Hvilken E-learning har I brugt?,” som hun siger.
